Power Query
Slim, geautomatiseerd & efficiënt databeheer
Ontdek hier enkele voorbeelden van onze reeds gerealiseerde Power Query-oplossingen. Van het automatisch ophalen en opschonen van data tot het combineren van verschillende databronnen in één overzichtelijk rapport.
Voor meer informatie of specifieke vragen, neem gerust contact met ons op.
Samenvoegen van alle tabbladen in één tabel
De klant beheerde zijn dagplanning in Excel. Elke dag was één tabblad in dezelfde lay-out en format, maar dit laat uiteraard geen efficiënte data-analyse toe.
Daarom hebben we de data opgeschoond en alle tabbladen in één tabel gecombineerd via Power Query.
De naam van het tabblad was de datum, de afdeling stond als aparte rij, de functie van de personen stond in dezelfde cel als hun naam, enz…
Visueel duidelijk (volgens hen), maar alles behalve geschikt om analyse op te doen.
Voor
Een overzichtelijke tabel die alle gegevens combineerd en efficiënte analyse toelaat.
Na
Samenvoegen van verschillende bestanden in één overzicht.
Een gerenommeerd veilinghuis contacteerde ons met de vraag om hun rapporteringsproces te helpen automatiseren.
Dagelijks werden vanuit hun systeem verschillende exports gemaakt met informatie over verkochte objecten, aankoopprijzen en verkoopprijzen. Deze gegevens vormden de basis voor verdere analyse, maar het verwerken ervan gebeurde volledig handmatig.
De klant zocht een oplossing om deze dagelijkse verwerking te automatiseren zonder hun bestaande werkwijze of systemen drastisch te wijzigen.
Voor
Elke dag worden 2 .csv-bestanden geëxporteerd vanuit hun systeem: één bestand met aankoopgegevens en één bestand met verkoopgegevens.
Beide bestanden bevatten telkens 31 kolommen, waarvan slechts een beperkt aantal relevant zijn voor verdere rapportering. De gebruiker moest daarom eerst de overbodige kolommen verwijderen, vervolgens de relevante gegevens kopiëren en deze manueel toevoegen aan een centrale Excel-file waarin alle historische gegevens werden bijgehouden.
Hoewel deze werkwijze eenvoudig lijkt, nam ze gemiddeld ongeveer 30 minuten per dag in beslag. Op jaarbasis is dit al snell 100u, aan een gemiddelde kost van 50 €/u is dit een kost van €5.000 voor een proces dat weinig tot geen toegevoegde waarde creëert.
Daarnaast blijft het risico op menselijke fouten aanwezig. Een rij vergeten kopiëren of een kolom vergeten verwijderen kan leiden tot onvolledige rapportering.
Na
We automatiseerden dit volledige proces met behulp van Power Query en Power Automate.
De klant ontvangt de exportbestanden nog steeds per e-mail zoals voorheen. Het verschil is dat Power Automate nu over je schouder meekijkt in de mailbox. Zodra een nieuwe export binnenkomt, wordt het bestand automatisch gedownload en opgeslagen in de juiste map. De gebruiker hoeft hiervoor niets meer te doen.
Power Query leest vervolgens alle bestanden uit deze map in, combineert de gegevens tot één overzicht en voert automatisch dezelfde stappen uit die vroeger manueel gebeurden. Overbodige kolommen worden verwijderd, data wordt opgeschoond en de nodige transformaties worden toegepast.
Het proces is hierdoor niet alleen sneller geworden, maar bovenal ook betrouwbaarder.
Wat vroeger dagelijks ongeveer 0.5u repetitief werk vereiste, gebeurt vandaag volledig automatisch.
De klant bespaart hierdoor jaarlijks tientallen werkuren, vermindert het risico op fouten en beschikt steeds over een actueel overzicht van alle verkoopgegevens. Bovendien is dit nu een schaalbare oplossing die probleemloos blijft werken naarmate het aantal bestanden groeit.
Een typisch voorbeeld van hoe Power Query een eenvoudig maar tijdrovend proces kan omzetten in een efficiënte automatisering.